LA GESTIóN DEL CONOCIMIENTO, CLAVE EN LA TRANSFORMACIóN DE LOS DESPACHOS DE ABOGADOS

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Las nuevas tecnologías que favorecen la transformación

Cuando hablamos de nuevas tecnologías, nos referimos a las TIC -conjunto de recursos, procedimientos y técnicas usadas en el procesamiento, almacenamiento y transmisión de información- cuyo grado de desarrollo e impacto social y económico nos permite definir nuestro tiempo como la Era o la Economía del conocimiento.

Al margen de los últimos avances en otras áreas técnicas y científicas, como la bioquímica, la genética, los materiales o la física, la capacidad de gestionar el conocimiento y, más concretamente, la explotación masiva de datos y la posibilidad de compartirlos, es lo que dispara el desarrollo de las nuevas tecnologías.

Los grandes aceleradores son el aumento exponencial de la capacidad de computación y la transformación de Internet -como sistema abierto- potenciado por la movilidad para poder transmitir, compartir y utilizar el conocimiento en cualquier lugar, espacio o tiempo El siguiente paso, conocido como “Internet de las cosas”, estará en la posibilidad de que las propias máquinas se comuniquen entre ellas y utilicen autónomamente la información.

Esta Era del conocimiento no deja al margen el ámbito del Derecho ó el ámbito de los despachos de abogados.

En lo que respecta a la gestión del conocimiento se puede distinguir entre tres niveles de desarrollo, de los cuales sólo el primero está plenamente activo.

  • Primer nivel: El data mining (exploración sistemática de la información) y modelización o parametrización, mediante algoritmos y discriminantes semánticos, de enormes cantidades de datos, usualmente de texto (imágenes o sonido previamente etiquetados). La facilidad de la búsqueda en la Red y el aumento de la capacidad de computación en dispositivos cada vez más pequeños, han abierto un impresionante campo de aplicación para la sustitución o hiperproductividad de tareas manuales asociadas a la clasificación, búsqueda de información y la elaboración automática de documentos. Un proceso aplicable al ejercicio de muchas de las tareas en el ejercicio del Derecho. Efectivamente, hay cierta mitificación, que no obstaculiza la importancia del impacto real. Los procedimientos de divulgación y e-discovery software, aplicado en revisión de contratos en los due diligence de M&A, los servicios jurídicos alternativos, las modelizaciones de casos en demandas generalizadas o la propia evaluación de los actos legales ya están transformando el sector.
  • Segundo nivel: La computación cognitiva y machine learning impulsadas por la capacidad de reconocimiento de patrones no textuales (imágenes y lenguaje natural). Desaparece la necesidad de modelización previa de la información. Aunque todavía haga falta guiar a la máquina en las prioridades u objetivos, por sí sola es capaz de seleccionar la información e identificar patrones implícitos con sentido para responder preguntas (generar conocimiento) y aprender de sus propios procesos.
    Un exponente muy conocido y comentado es Watson de IBM. Sus aplicaciones son todavía incipientes, pero ya se están haciendo aproximaciones al Derecho, similares a la que suceden en la medicina, la ingeniería o en la circulación de tráfico. Grandes despachos ya están desarrollando sus propios sistemas, intentando generar un conocimiento propietario.

    El Big Data tiene aquí todo su sentido, que va más allá de ‘gran cantidad de datos’: la máquina busca información en enormes cantidades de datos de cualquier naturaleza que previamente no se han clasificado y ni siquiera etiquetado. Datos como las huellas digitales del uso de un terminal o un repetidor de telefonía.

    El avance en paralelo de sistemas de reconocimiento de voz y lenguaje natural e imágenes amplifica sus posibilidades a mucho más que documentos. Y aún su utilización real es pequeña, al menos en Derecho. Sin embargo, los cambios no tardarán en llegar y su potencial desborda a veces la imaginación.

    Paralelamente en un nivel avanzado, se está utilizando tecnología de encriptación, como el Blockchain (la base del Bitcoin), que ofrece muchísimas posibilidades para servir de registro universal de firmas y actos de validez legal por su trazabilidad y confiabilidad y que despierta interés en algunos sectores legales.

    Javier Ramírez, Vicepresidente y secretario general asociado de HP Inc. Miembro del Consejo de ACC (Association of Corporate Counsel) Europe, nos ofrece en el siguiente vídeo una visión sobre estas tecnologías y tendencias en el sector, como son los prestadores de servicios legales alternativos, que impactan en la gestión del conocimiento de los despachos de abogados.

 

Ver vídeo completo, haciendo click aquí

  • Tercer nivel: La Inteligencia Artificial (IA) será un paso más. Aunque muchos de sus avances se utilizan en la computación cognitiva, hay una diferencia fundamental: la IA explora la posibilidad de hacer juicios sobre las situaciones y tomar decisiones autónomamente. La decisión del hombre se limitará a la especificación de un ámbito de trabajo y a utilizar el encendido y apagado y obviamente, se reservará el adoptar o no las decisiones sugeridas por la máquina. Esto, aún está muy lejos de tener un impacto real en el ejercicio del Derecho. Por el momento, digitales un juicio o que una máquina pueda decidir una estrategia en un litigio es una utopíaA estos avances tecnológicos y los usos a los que han dado lugar, habría que añadir el desarrollo de todo un abanico de técnicas y disciplinas gerenciales y de comunicación.En lo que se refiere al Derecho, el impacto y rudimentos asociados a las nuevas tecnologías y disciplinas gerenciales se centra en tres grandes áreas de aplicación, como vemos en el siguiente gráfico:

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GRADO DE ADOPCIÓN DE TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR PROCESOS

Grados de adopción de tecnologías para mejorar procesos

En lo que respecta a las nuevas tecnologías y su aplicación en la gestión del conocimiento para favorecer el servicio ofertado a los clientes de los despachos de abogados, actualmente existe una baja penetración con la única excepción de las bases de datos. Bases de datos, cuyo uso se incrementa, en el caso de las de pago, en función de la facturación del despacho y ciertas prácticas generales para la eliminación del papel.

El resto de tecnologías algo más sofisticadas de gestión del conocimiento empleadas en los trabajos para el cliente no alcanzan no alcanzan un gran desarrollo todavía. Posiblemente, en algunos casos, la modelización de casos, la revisión automática de contratos o inclusive la clasificación automática de documentos se hayan interpretado por un uso menos sofisticado de la tecnología, como gestión documental básica (guardar archivos digitales en carpetas compartidas y software de búsqueda).

Es un caso similar el de las de modelizaciones o revisión automática, con formularios (plantillas) para contratos o procedimientos estándar más habituales (lo que explicaría el mayor uso de estas tecnologías por los despachos unipersonales incluso por encima de los despachos más grandes y de mayor facturación)

En cualquier caso, los datos nos dejan titulares interesantes. Sabemos que el 23% de los despachos utilizan ya software para la revisión y redacción de contratos y que la eliminación del papel de los despachos es una práctica que tiene una penetración en el 46% de los despachos.

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Aunque la implantación de las tecnologías más avanzadas es menor, ya el 3% de los despachos utilizan la Inteligencia Artificial para el análisis de documentos legales, cifra que tendrá un incremento en los próximos meses. En noviembre de 2016, varios de los grandes despachos de abogados estaban realizando pruebas con sistemas de inteligencia artificial y ya en abril del 2017, conocemos proyectos que nos dan pistas sobre el incremento de esta cifra en los próximos años. En junio del 2016 DLA Piper se asoció con KIRA Systems para implementar un sistema de inteligencia artificial para la revisión de documentos en sus procesos de Due Diligence.

Juan Picón, Copresidente Mundial y Senior Partner de DLA Piper,detalla en el siguiente video la asociación que tienen con KIRA Systems para la implementación de la Inteligencia artificial en sus procesos de Due Diligence y el impacto que esperan en su negocio.

Ver vídeo completo, haciendo click aquí

Por su parte, Garrigues ha desarrollado la plataforma Proces@, junto con el Instituto de Ingeniería del Conocimiento (IIC), asociado a la Universidad Autónoma de Madrid (UAM). Su objetivo es la robotización en la gestión documental vinculada a la prestación de servicios jurídicos a las empresas. Esta plataforma les permitirá gestionar y analizar con mucha más rapidez y fiabilidad toda la documentación jurídica que se recibe y se analiza cada día. Estos son tan sólo unos ejemplos de los numerosos proyectos puestos en marcha por los grandes despachos en España

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Elementos de la transformación

El gráfico introduce la relación entre los cambios e innovaciones y las necesidades a las que responden.

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Innovación tecnológica propia

La tecnológica permite optimizar la tradicional dedicación de abogados a tareas de menor valor añadido y más automatizables, impulsando innovaciones propias para mantener un portfolio de servicios más competitivo, y que tienden a competir con las ofrecidas por los ASP. Los despachos, sobre todo los internacionales, han seguido tres estrategias básicas en esta innovación:

  • Desarrollo propio de software para ser eficientes en los procesos de mayor volumen, como son por ejemplo, las due diligence en toda la parte de reducción de uso intensivo de personas para las labores de revisión de documentos, con diferentes grados de aplicación de computación inteligente o smart computing e incluso algún intento de “inteligencia artificial”.
  • Generación de centros de servicios como un recurso interno de servicio a las distintas oficinas desde servicios de traducción y revisión documental, generación de modelos y estandarización de documentos o incluso servicios de comunicación, formación y marketing.
  • Inversión en empresas externas (desarrollo de software o ABS) para recuperar por esta vía los ingresos que pierde del cliente por el desarrollo de software. Esto abre muchas más oportunidades de negocio y refleja un cambio profundo en el enfoque empresarial/negocio. Incluso algunas compañías han iniciado operaciones de incubadoras de startup, aunque sea por estar cerca de lo que puede pasar en el futuro con intención de retorno en conocimiento o en reputación más que directamente en negocio.

En este aspecto, Beatriz Vela, Directora de recursos humanos en Baker&McKenzie, nos muestra en el siguiente video las innovaciones en la gestión que tienen implementadas en su Despacho y que impactan en la forma como gestión el conocimiento en Baker&McKenzie.

Ver vídeo completo, haciendo click aquí

Eficiencia de gestión

No es nuevo para las grandes firmas la aplicación de sistemas de información gerenciales, ERP y similares software de gestión de procesos, encaminados a sistematizar el flujo de información y la coordinación de los departamentos, pero es obvio que han tomado una mayor relevancia cuando ha ido creciendo la conciencia de la necesidad de eficiencia.

Junto a ello han ido incorporándose procedimientos y metodologías de organización de procesos como:

  • Indicadores y cuadros de mando de rendimiento por horas/persona, por cliente, comerciales, retorno de acciones, reputación, etc.
  • Implantación de la figura del legal project manager (project manager en otros sectores). En la medida en que los procesos se segmentan por departamentos en la cadena de valor, se externalizan o se vuelven multidisciplinares, el legal project manager establece y controla el plan de trabajo y la utilización de recursos para extraer la máxima eficiencia.
  • Gestión del conocimiento interno. Más allá del trabajo específico para un cliente, la gestión sistemática del conocimiento acumulado en la propia compañía y sistemas para aprovecharlo van a garantizar que el conocimiento se quede en la organización aunque se vayan las personas, con el desarrollo en algún caso de software propio.

Conclusiones

En definitiva, la gestión del conocimiento es un elemento clave en el posicionamiento estratégico de los despachos de abogados, en la medida que el despacho pueda ganar en eficiencia y aportar valor al conocimiento de todos sus miembros y obtener más oportunidades en el sector. No en vano, el 86% de los encuestados considera que el desarrollo de sistemas inteligentes para el análisis, gestión y producción de documentos, va a permitir liberar tiempo a los despachos para concentrarse en labores de mayor valor añadido para el cliente.

Es posiblemente una de las tendencias más claras que existen actualmente en el sector.

¿Cómo afronta Lefebvre- El Derecho esta transformación?

Lefebvre · El Derecho en su vocación de innovación permanente de sus productos y servicios, tiene como objetivo ayudar a que los profesionales incrementen la eficiencia, mejoren la gestión de su despacho y la calidad de sus servicios, favoreciendo así el crecimiento de su negocio. Este objetivo se consigue mediante la creación de productos, herramientas y servicios que se integran con los contenidos del propio despacho, gracias sobre todo al contacto constante con los despachos profesionales que nos permite conocer directamente sus necesidades.

Así, en materia de gestión del conocimiento, herramientas como “Conecta”, permiten al profesional analizar, desde el propio documento de trabajo, todas las referencias jurídicas y acceder fácilmente a su texto completo, ganando eficiencia y calidad en su actividad. Otras herramientas de “Creación de newsletter para sus clientes”, vinculadas a contenidos prácticos y de máximo interés y actualidad para los despachos, permiten además de reducir los costes del negocio, mejorar la comunicación con todos sus clientes.

¿TE INTERESA EL ESTUDIO?

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